Outlook - Sitzungszimmer reservieren

Erstellt von Michael Baumann, Geändert am Mo, 18 Mär, 2024 um 4:36 NACHMITTAGS von Michael Baumann

Klicken Sie im Outlook im Register «Start» auf «Neue Elemente» und wählen dann «Besprechung» aus.
Das Fenster für Besprechungen wird geöffnet. Rechts neben dem Feld «Ort», gibt es neu den Button «Räume». Klicken Sie auf den Button «Räume».
Ein Fenster wird geöffnet und alle verfügbaren Sitzungszimmer der METHABAU werden angezeigt. In der Spalte «Kapazität» sehen Sie die Anzahl Plätze.
Machen Sie einen Doppelklick auf das gewünschte Sitzungszimmer. Das Sitzungszimmer wird anschliessend im Feld „Räume“ unten angezeigt. Bestätigen Sie die Auswahl mit «OK».
Das ausgewählte Sitzungszimmer wird nun im Feld «An» angezeigt. Wichtig: Löschen Sie das Sitzungszimmer NICHT* aus dem Feld «An», ansonsten funktioniert die Reservierung nicht.* Das Sitzungszimmer wird automatisch bei «Ort» eingetragen.
Klicken Sie auf «An» und wählen Sie die weiteren Teilnehmer der Besprechung aus. Bestätigen Sie die Auswahl mit «OK».
Klicken Sie auf «Terminplanungs-Assistent», um die Verfügbarkeit der Teilnehmer zu überprüfen.
Alle Teilnehmer und das Sitzungszimmer werden aufgelistet. Prüfen Sie, ob alle Teilnehmer zur gewünschten Zeit frei sind. Wichtig Bereits gebuchte Termine werden als Balken dargestellt. Wenn Sie ein Sitzungszimmer buchen wollen und bereits ein Termin besteht, wird das Sitzungszimmer Ihre Reservierung ablehnen. Termine können sich auch nicht überschneiden.
Klicken Sie anschliessend auf «Termin».
Klicken Sie auf «Senden», um den Termin an die Teilnehmer und das Sitzungszimmer zu senden.
Kurze Zeit später werden Sie im Posteingang eine Email erhalten, ob Ihre Reservierung des Sitzungszimmers angenommen oder abgelehnt wurde.